Uppgiftslämnarutredningen

Uppgiftslämnarutredningen och Servicetjänsten

Tröttnade du också på att om vartannat ange organisations- eller personnummer, firma, fysisk persons namn, postadress, besöksadress, telefonnummer, faxnummer och e-postadress? Uppgiftslämnarutredningen skapade systemet som innebär att du som företagare bara behöver skicka kontrolluppgifter till myndigheter en gång – och det till samma ställe. Det sparar både tid och pengar. På hemsidan kan du läsa mer om hur uppgiftslämnarutredningen kom till och om myndigheter i Sverige. Informationen är framför allt riktad till dig som är egen företagare och dig som funderar på att bli. Hoppas informationen kommer dig till användning.

Sverige är ett småföretagarland – 96 % av näringslivet utgörs av företag med färre än tio anställda. Det finns 770 000 enmansföretag och 230 000 företag med en till nio anställda. Företag skickade miljontals blanketter till myndigheter varje år. Myndighetskontakter har alltid varit ett nödvändigt ont – och alltid varit möjliga att förenkla. När myndigheter samarbetar kan företagare lösa månadens administrativa sysslor under en timme. Med effektivare och enklare myndighetskontakter kan både företagare och myndigheter fokusera på rätt sak – då blir Sverige ett konkurrenskraftigt företagarland. Effektiv uppgiftslämning sparar tid och pengar.

För några år sedan pekade statistik på att antalet kontrolluppgifter ökade. När myndigheter inkrävde 100 miljoner blanketter per år från företagare fick det vara nog. Med målsättningen att förenkla och minska uppgiftslämnandet för företag i Sverige fick stadsrådet Annie Lööf i april 2012 som uppdrag att utnämna en särskild utredare med uppgiften att presentera en lösning på problemet. Det dröjde inte länge innan Cecilia Magnusson Sjöberg förordades som särskild utredare. En viktig del i arbetet var att undersöka rättsliga och tekniska förutsättningar – myndigheter begränsas av offentlighets- och sekretesslagen och blir därför stelbenta.

Cecilia Bredenwall, Johan Eriksson, Andrea Femrell, Gustav Forsberg, Lars Haglund, Anna Hörnlund, Anna Johansson, Louise Molin Alfredsson, Helena Morgonsköld, Elisabeth Kristensson, Kjell-Åke Sjödin, Mikael Westberg och Annika Palm förordades som experter. Staffan Malmgren och Magnus Isgren förordades som experter. I mars 2013 inlämnade Uppgiftslämnarutredningen en första delredovisning. Man föreslog en Servicetjänst som länkade till myndigheters e-tjänster som berör företagare. Förslaget var att myndigheter skulle vara skyldiga att ansluta till tjänsten – men företagare skulle inte vara skyldiga att använda densamma.

Myndigheter har som ambition att fullgöra uppgiftslämnande genom den första kontakten. Uppgiftslämnarutredningen fokuserade just därför på kontakt- och identifikationsuppgifter. Uppgifter som myndigheter ofta efterfrågar föreslogs samordnas myndigheter emellan – detta för att företagare skulle slippa att uppge uppgifter fler än en gång. Man föreslog att det allmänna företagsregistret kunde knytas till Servicetjänsten. Dock belystes personuppgiftslagen och tillämpliga registerförfattningar som eventuella hinder, det är inte tillåtet för myndigheter att behålla uppgifter om företag som hämtats från det allmänna företagsregistret.

Med Uppgiftslämnarutredningens förslag om Servicetjänsten väcktes rättsliga frågor till liv. Bland annat Uppgiftslämnarutredningen arkivlagen, offentlighets- och sekretesslagen, personuppgiftslagen, tryckfrihetsförordningen samt särskilda registerförfattningar. Dock gjorde den samlade expertisen i Uppgiftslämnarutredningen det möjligt för utredningen att kombinera juridisk praxis med teknik på lämpligt och rättssäkert sätt. I utredningen utgick man från att det inte skulle vara möjligt att kartlägga företagares myndighetskontakter, åtminstone inte i större utsträckning än tidigare. Utredningen menade att användandet av Servicetjänsten skulle minska om myndighetskontakter kartlades.

För att uppnå målen om att förenkla och minska uppgiftslämnandet behövdes en ny myndighet – Företagsdatamyndigheten. Grundtanken var att Företagsdatamyndigheten skulle ansvara över Servicetjänsten och Uppgiftskravsregistret samt underlätta uppgiftslämnandet genom samråd och tillsyn. Investeringskostnaderna uppgick till 31 till 39 miljoner kronor mellan tummen och pekfingret – därtill uppskattade man kostnader om 21 till 25 miljoner för drift av teknik. Myndighetens årliga driftskostnad skulle i sin tur hamna mellan tio och 20 miljoner kronor. Att använda existerande driftsmiljö skulle innebära lägre drifts- och investeringskostnad.

Cecilia Magnusson Sjöberg hade som huvudsakliga uppgifter att 1) presentera förslag på hur informationsutbyte och samordning kunde organiseras och 2) förslag på hur ett system för effektivt informationsutbyte ur rättsligt och tekniskt perspektiv kunde utformas samt 3) analysera integritets- och sekretessfrågor och 4) presentera nyttan med förslaget genom att bland annat presentera minskade administrativa kostnader. För att lyckas med detta har expertgruppen träffats totalt elva gånger, varav två möten varit internatsammanträden. I anslutning till träffarna har PM författats. Bland annat gällande it-arkitektoniska modeller. Man har även konfererat med Bolagsverket, E-delegationen, Informationshanteringsutredningen, PSI-utredningen samt Statistiska Centralbyrån.

Ärendevolymen uppgick 2012 till 94 558 365 ärenden. Skatteverket svarade för 73 procent av den totala volymen. I kartläggningen som genomfördes 2012 framkom att grundläggande uppgifter samlas in ofta – och mer eller mindre i samtliga ärenden. Det framkom även att frivilliga uppgifter gärna samlade in. Vanligast att samla in var person-/organisationsnummer, företagsnamn, enskild näringsidkares namn, enskild näringsidkares personnummer, enskild näringsidkares postadress, postadress till företaget, telefon, registrerat företagsnamn samt firmatecknare. Genom att återanvända liknande information minskar administrativa kostnader.

Ida Infront AB fick uppdraget att skapa en prototyp på Servicetjänsten. Tanken var framför allt att prova huruvida lösningar faktiskt fungerade ur ett juridiskt och tekniskt perspektiv men också för att uppskatta total kostnad för Uppgiftslämnarutredningen. För prototypen betalade man en miljon kronor. Ambitionen var aldrig att skapa en första version av tjänsten, endast att ge underlag till det fortsatta arbetet. I arbetet med prototypen arbetade man med inloggning, autentisering och auktorisering. Prototypen hade stort inflytande på det slutgiltiga resultatet, det vill säga Servicetjänsten.

Uppgiftslämnarutredningen